Rechnungen, welche per E-Mail versendet oder im Internet zum Herunterladen zur Verfügung stehen, werden seit dem Jahr 2011 vom Finanzamt auch angenommen, wenn keine digitale Signierung vorliegt. Der Gesetzgeber hat diesbezüglich Prüfauflagen veröffentlicht, die für Verunsicherungen gesorgt haben. Die Aufregung ist jedoch unbegründet, wie das Bundesfinanzministerium verlauten lässt.

Kein Signaturzwang mehr

Unternehmen setzen verstärkt auf den Versand von Rechnungen als Anhang in E-Mails oder bieten die Rechnung in Form eines PDF-Dokuments zum Download im Internet an. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, wenn sie praktisch über Buchhaltungssoftware abgewickelt wird, sind für alle Beteiligten gegeben. Der Vorsteuerabzug durch Unternehmer war in der Vergangenheit offiziell nur dann akzeptiert, wenn das dargelegte Rechnungsdokument über eine elektronische Signatur verfügte oder mithilfe des elektronischen Datenaustauschs erstellt worden war. Durch eine Überarbeitung des Umsatzsteuergesetzes § 14 Abs. 1 wurde diese realitätsferne Anforderung beseitigt. Rückwirkend zum 1. Juli 2011 ist der Signaturzwang als nichtig erklärt worden.

Eine Umstellung mit vielen Vorteilen und ohne erhöhtes Risiko

Seit dieser Abänderung des Gesetzes akzeptieren die deutschen Finanzbehörden den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen. Diese Regelung war dringend notwendig und Zweifel an der Authentizität der Dokumente können auch bestehen, wenn sie auf dem Postweg versendet werden. Der Missbrauch dieser neuen Regelung ist daher nicht größer. Wer Papierrechnungen bevorzugt, hat darauf weiterhin Anspruch. Eine Versendung von elektronischen Rechnungen ist nach wie vor nur dann möglich, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Einen rechtlichen Anspruch auf eine Rechnung im Allgemeinen haben nach § 14 Abs. 2 UStG nur Geschäftsleute. Privatpersonen besitzen lediglich das Anrecht auf eine Rechnung bei Bauleistungen sowie Grundstücksgeschäften. Eine Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Dokumente birgt viele Vorteile. Dieser elektronische Versandweg ist deutlich schneller und realisiert enorme Einsparungspotentiale, welche weit über die Kosten fürs Porto hinausgehen. Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen dafür erscheinen den Nutzern jedoch häufig kompliziert, weshalb sie zögern diese Neuerung zu implementieren. Doch diese Sorgen sind unbegründet, da es Buchhaltungssoftware für die Fakturierung gibt, welche in ihren Funktionen auch den Versand der elektronischen Rechnungen verwalten sowie abwickeln.

Überprüfung einiger Merkmale als Sicherheitsmaßnahme

Sowohl bei Papierrechnungen als auch bei elektronischen Rechnungen sollten jedoch einige Merkmale überprüft werden, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. So muss die Echtheit der Herkunft des Rechnungsdokumentes ersichtlich sein bzw. die Identität von dem Rechnungsaussteller. Auch die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss gegeben sein. Dies bedeutet, dass die Pflichtangaben auf dem Versandweg oder bei dem Rechnungsempfänger nicht abgeändert worden sind. Selbstverständlich muss auch eine Lesbarkeit des Dokumentes mit dem menschlichen Auge gewährleistet sein.